El Acta Notarial (o Acta de Notoriedad) es un documento de naturaleza pública con el que se atestiguan estados, cualidades personales o hechos que son notoriamente conocidos (o de conocimiento directo) por el solicitante y los testigos, mientras que la Declaración Sustitutiva del Acta Notarial fue introducida para sustituir el acta notarial tradicional. De hecho, el objetivo de la ley (D.P.R. 445/2000) que introdujo el uso de la Declaración Sustitutiva fue simplificar las relaciones entre el ciudadano y la Administración Pública.

Ambos instrumentos tienen como finalidad probar o atestiguar:

• Estados (ej. estado de familia, viudez).
• Cualidades personales (ej. heredero legítimo).
• Hechos (ej. el extravío de un documento, la existencia de un testamento) que sean de conocimiento directo del interesado y que no sean autocertificables mediante la Declaración Sustitutiva de Certificación (DSC – Art. 46 D.P.R. 445/2000).

Ambos actos conllevan una responsabilidad penal para quien emite declaraciones falsas, quedando el contenido de la declaración sujeto a sanciones previstas por el Código Penal en caso de falsedad.

Sin embargo, existen diferencias entre Acta Notarial y Declaración Sustitutiva de Acta Notarial, especialmente en cuanto a su diversa eficacia y modalidad de uso.

1. El Acta Notarial (o Acta de Notoriedad).

El Acta Notarial es un documento de naturaleza pública cuyo objetivo es atestiguar hechos, estados o cualidades personales notoriamente conocidos.

• Naturaleza: es un acto público (con elevada formalidad).
• Procedimiento: es recibido por un Funcionario Público competente (como un Notario, un Secretario del Tribunal/Juez de Paz, o el Alcalde/encargado en algunos casos).
• Requisitos: casi siempre requiere la presencia de dos testigos (mayores de edad, capaces, sin interés en el acto, ni parientes o afines del declarante).
• Valor: goza de prueba legal respecto a:
  1. La procedencia de la declaración de la persona que la ha emitido.
  2. Lo que fue hecho o declarado en presencia del Funcionario Público (por ejemplo, que las declaraciones fueron rendidas bajo juramento si estaba previsto, y en presencia de los testigos).

El Acta Notarial no constituye prueba legal sobre la veracidad del contenido de la declaración rendida, pero el declarante (y los testigos) asumen la responsabilidad penal en caso de declaraciones mendaces.

Ámbito de uso: se requiere en las relaciones entre particulares (por ejemplo, bancos, aseguradoras, sujetos extranjeros) o en procedimientos que requieren una forma muy solemne (como en el ámbito sucesorio para atestiguar la calidad de heredero).

2. La Declaración sustitutiva del acta notarial (o de notoriedad).

La Declaración sustitutiva del acta notarial (o de notoriedad) es una institución de simplificación administrativa introducida para facilitar las relaciones entre los ciudadanos y la Administración Pública.

A continuación, veamos cuáles son las características principales:

• Naturaleza: es una autodeclaración en papel común realizada por el ciudadano bajo su propia responsabilidad (regulada por el art. 47 del D.P.R. n. 445/2000).
• Objeto: puede acreditar todos los estados, cualidades personales o hechos de los que el declarante tenga conocimiento directo, siempre que no sean aquellos ya previstos por la autocertificación (que acredita hechos que pueden obtenerse de los registros públicos).
• Procedimiento: es firmada por el declarante. Si se presenta a la Administración Pública o a un gestor de servicios públicos, no requiere la autenticación de la firma si:
  1. se firma en presencia de un empleado de la oficina receptora, o bien
  2. se envía junto con una fotocopia del documento de identidad del firmante.
• Valor: sustituye a todos los efectos al acta notarial en las relaciones en las que está permitido utilizarla.
• Ámbito de uso: es obligatoriamente aceptada por la Administración Pública y por los gestores de servicios públicos. Los sujetos privados (bancos, aseguradoras, empresas) tienen la facultad de aceptarla, pero no la obligación (y a menudo, en tal caso, solicitan la autenticación de la firma).

3. Las principales diferencias en resumen.

3.1. El Acta Notarial (o de Notoriedad) es el instrumento más formal y con el mayor valor probatorio (en cuanto a la forma), preferido en contextos privados o donde se requiere la máxima solemnidad:

• Naturaleza: acto público (muy formal).
• Funcionario Público: obligatorio (Notario, Secretario del Tribunal, Alcalde).
• Testigos: generalmente requeridos (al menos dos).
• Costos: implica costos (sellos, derechos de secretaría u honorarios del Notario).
• Ámbito de validez: válido universalmente (hacia particulares, bancos, el extranjero y la AP).
• Fuente Normativa: R.D. n. 1366/1922, L. n. 89/1913.

3.2. La Declaración sustitutiva del acta notarial (o de notoriedad) es un instrumento más ágil y económico, privilegiado para todas las relaciones con los organismos públicos en virtud del principio de simplificación administrativa:

• Naturaleza: autodeclaración del ciudadano (simplificación).
• Funcionario Público: no necesario (es el ciudadano quien declara).
• Testigos: no requeridos.
• Costos: generalmente exenta de sellos o con costos muy reducidos.
• Ámbito de validez: obligatoria para la AP y gestores de servicios públicos; facultativa para los particulares.
• Fuente Normativa: art. 47 del D.P.R. n. 445/2000.

4. ¿En qué circunstancias específicas es necesario el Acta Notarial (o de Notoriedad)?

A pesar de la gran difusión y conveniencia de la Declaración sustitutiva del acta notarial (o de notoriedad) (D.P.R. 445/2000), todavía existen situaciones específicas en las que el uso del Acta Notarial es obligatorio o muy recomendable.

Estos son los principales casos en los que todavía se requiere el Acta Notarial:

4.1. Relaciones con sujetos privados que no aceptan la Declaración sustitutiva.

Los sujetos privados (como bancos, aseguradoras, empresas privadas) no están obligados a aceptar la Declaración sustitutiva del acta notarial.

• Ejemplos comunes: a menudo, para la liquidación de pólizas de vida, el cobro de sumas de dinero depositadas o la transferencia de servicios públicos complejos, los bancos y las aseguradoras exigen expresamente el Acta Notarial redactada por un Notario o por la Secretaría del Tribunal para garantizar la máxima solemnidad y la presencia de testigos.

4.2. Ámbito sucesorio y sucesión.

Tradicionalmente, el Acta Notarial era el principal instrumento para acreditar la cualidad de heredero (la llamada “prueba de la cualidad de heredero”).

Sin embargo, hoy en día la cualidad de heredero puede ser autocertificada (Declaración sustitutiva) ante la Agencia Tributaria (Agenzia delle Entrate) a efectos de la Declaración de Sucesión.

No obstante, todavía es requerida el Acta Notarial por notarios, bancos y, sobre todo, por los Conservadores del Registro de la Propiedad (en algunos contextos específicos) que pueden insistir en el Acta Notarial para la aceptación de la herencia o para la inscripción de la continuidad de los bienes inmuebles, considerándola más robusta y garantizada por la fe pública del Notario o del Secretario.

4.3. Utilización y validez en el extranjero.

Cuando un documento italiano debe ser presentado y utilizado en un País extranjero, el Acta Notarial es a menudo la única opción aceptada, ya que, al ser un acto público, puede ser objeto de legalización (o Apostilla para los Países que se adhieren al Convenio de La Haya) para acreditar la autenticidad de la firma del Funcionario Público (Notario o Secretario).

Una simple Declaración sustitutiva, en cambio, al no ser un acto público, difícilmente tendría la misma validez y reconocibilidad en el extranjero.

4.4. Actos de especial relevancia o forma solemne.

En todos aquellos procedimientos que requieren una forma particularmente solemne para tutelar los intereses en juego, se prefiere el Acta Notarial.

En resumen, la Declaración Sustitutiva es la regla para la Administración Pública, mientras que el Acta notarial es la elección obligada o preferida cuando se trata de particulares no asimilados a servicios públicos o cuando el documento debe tener validez internacional.

5. ¿Procedimiento para hacer un Acta Notarial (ante Notario o en el Tribunal)?

El procedimiento para obtener un Acta notarial variará ligeramente dependiendo de si se acude a un Notario o a un Secretario en el Tribunal o el Juez de Paz.

A continuación, se exponen los pasos generales y las principales diferencias entre las dos modalidades.

5.1. Ante el Tribunal o el Juez de Paz (Secretaría). 

Esta opción es a menudo más económica, pero puede requerir tiempos de espera más largos y horarios específicos para el público. 

Procedimiento:

1. Identificación de la oficina: se acude a la Secretaría de Jurisdicción Voluntaria del Tribunal o a la Oficina del Juez de Paz competente por territorio (a menudo, el del lugar de residencia del solicitante o donde se utilizará el acta).
2. Preparación del acta (borrador): es necesario presentar un borrador de acta (o modelo) que contenga los hechos que se pretenden acreditar. Muchas oficinas facilitan facsímiles.
3. Presencia obligatoria: deben presentarse:
   • El declarante (quien acredita los hechos);
   • dos testigos (mayores de edad, capaces de obrar, que no tengan interés en el acto y no sean parientes ni afines del declarante);
   • Todos deben exhibir un documento de identidad válido y el código fiscal.
4. Pago de los costos: se deben pagar los derechos de Secretaría y los impuestos de timbre.
5. Redacción y juramento: el Secretario (o el Funcionario autorizado) redacta el acta. El declarante y los testigos juran sobre la veracidad de los hechos expuestos (asumiendo la responsabilidad penal por declaraciones falsas).
6. Retirada: el acta se retira después de unos días, una vez completado el registro y el sellado.

5.2. Ante el Notario. 

Esta opción es generalmente más rápida y flexible en los horarios, pero tiene un costo más elevado debido a los honorarios del Notario.

Procedimiento:

1. Contacto: se acude a cualquier Notario en todo el territorio nacional.
2. Documentos: se proporciona al Notario la documentación necesaria para la redacción del acta (por ejemplo, certificados de defunción o de estado civil en caso de acta notarial para sucesión).
3. Presencia obligatoria: deben presentarse, en el día fijado: el declarante; dos testigos (con los mismos requisitos mencionados anteriormente); todos deben exhibir un documento de identidad válido y el código fiscal.
4. Lectura y firma: el Notario lee el acta y recoge la firma de todas las partes y de los testigos.
5. Costos: el costo incluye los honorarios del Notario, el IVA, las tasas y los impuestos de timbre.
6. Entrega: la copia auténtica del Acta Notarial se entrega, por lo general, en tiempos rápidos (a veces incluso inmediatamente o en pocas horas).

6. Consejos útiles.

• Identificación de los testigos: asegúrese de que los testigos no tengan ningún interés económico directo en el acto y no sean parientes ni afines del declarante (cónyuges, hijos, suegros, etc.).
• Contenido del acta: sea extremadamente preciso al definir los hechos que deben ser acreditados, ya que el declarante (y los testigos) asume la plena responsabilidad penal.

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