L’Atto notorio (o Atto di notorietà) è un documento di natura pubblica con cui si attestano stati, qualità personali o fatti che sono notoriamente conosciuti (o a diretta conoscenza) dal richiedente e dai testimoni mentre la Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è stata introdotta per sostituire l’atto notorio tradizionale. Infatti, l’obiettivo della legge (D.P.R. 445/2000) che ha introdotto l’uso della Dichiarazione sostitutiva è stato quello di semplificare i rapporti tra il cittadino e la Pubblica Amministrazione.

Entrambi gli strumenti sono finalizzati a comprovare o attestare:

• Stati (es. stato di famiglia, vedovanza).
• Qualità personali (es. erede legittimo).
• Fatti (es. lo smarrimento di un documento, l’esistenza di un testamento) che siano a diretta conoscenza dell’interessato e che non siano già autocertificabili tramite la Dichiarazione Sostitutiva di Certificazione (DSC – Art. 46 D.P.R. 445/2000).

Entrambi gli atti comportano una responsabilità penale per chi rilascia dichiarazioni false, rendendo il contenuto della dichiarazione soggetto a sanzioni previste dal Codice Penale in caso di mendacio.

Tuttavia, esistono delle differenze tra Atto notorio e Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà specialmente per la loro diversa efficacia e modalità di utilizzo.

1. L’Atto notorio (o Atto di notorietà).

L’Atto notorio è un atto pubblico che ha lo scopo di attestare fatti, stati o qualità personali notoriamente conosciuti.

• Natura: è un atto pubblico (con elevata formalità).
• Procedura: viene ricevuto da un Pubblico Ufficiale competente (come un Notaio, un Cancelliere del Tribunale/Giudice di Pace, o il Sindaco/incaricato in alcuni casi).
• Requisiti: richiede quasi sempre la presenza di due testimoni (maggiorenni, capaci, senza interesse nell’atto, non parenti o affini del dichiarante).
• Valore: gode di prova legale riguardo:
  1. alla provenienza della dichiarazione dal soggetto che l’ha resa.
  2. di quanto fatto o dichiarato in presenza del Pubblico Ufficiale (ad esempio, che le dichiarazioni sono state rese sotto giuramento se previsto, e in presenza dei testimoni).

L’Atto notorio non fa prova legale circa la veridicità del contenuto della dichiarazione resa, ma il dichiarante (e i testimoni) si assume la responsabilità penale in caso di dichiarazioni mendaci.

Ambito di utilizzo: è richiesto nei rapporti tra privati (ad esempio, banche, assicurazioni, soggetti stranieri) o in procedure che richiedono una forma molto solenne (come in ambito successorio per attestare la qualità di erede).

2. La Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

La Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è un istituto di semplificazione amministrativa introdotto per facilitare i rapporti tra cittadini e Pubblica Amministrazione.

Vediamo di seguito quali sono le principali caratteristiche:

• Natura: è un’autodichiarazione in carta libera resa dal cittadino sotto la propria responsabilità (disciplinata dall’art. 47 del D.P.R. n. 445/2000).
• Oggetto: può attestare tutti gli stati, qualità personali o fatti di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, purché non siano quelli già previsti dall’autocertificazione (che attesta fatti desumibili da registri pubblici).
• Procedura: viene sottoscritta dal dichiarante. Se presentata alla Pubblica Amministrazione o a un gestore di pubblici servizi, non richiede l’autenticazione della firma se:
  1. viene firmata in presenza di un dipendente dell’ufficio ricevente, oppure
  2. è inviata insieme a una fotocopia del documento di identità del firmatario.
• Valore: sostituisce a tutti gli effetti l’Atto notorio nei rapporti in cui è consentito usarla.
• Ambito di utilizzo: è obbligatoriamente accettata dalla Pubblica Amministrazione e dai gestori di pubblici servizi. I soggetti privati (banche, assicurazioni, imprese) hanno la facoltà di accettarla, ma non l’obbligo (e spesso, in tal caso, richiedono l’autenticazione della firma).

3. Le Principali differenze in sintesi.

3.1. L’Atto notorio è lo strumento più formale e con il più alto valore probatorio (sulla forma), preferito in contesti privati o dove è richiesta la massima solennità:

• Natura: atto pubblico (molto formale).
• Pubblico Ufficiale: obbligatorio (Notaio, Cancelliere del Tribunale, Sindaco).
• Testimoni: generalmente richiesti (almeno due).
• Costi: prevede costi (marche da bollo, diritti di cancelleria o onorari del Notaio).
• Ambito di validità: valido universalmente (verso privati, banche, estero e PA).
• Fonte Normativa: R.D. n. 1366/1922, L. n. 89/1913.

3.2. La Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è uno strumento più agile ed economico, privilegiato per tutti i rapporti con gli enti pubblici in virtù del principio di semplificazione amministrativa:

• Natura: autodichiarazione del cittadino (semplificazione).
• Pubblico Ufficiale: non necessario (è il cittadino che dichiara).
• Testimoni: non richiesti.
• Costi: generalmente esente da bollo o con costi molto ridotti.
• Ambito di validità: obbligatoria per PA e gestori di servizi pubblici; facoltativa per i privati.
• Fonte Normativa: art. 47 del D.P.R. n. 445/2000.

4. In quali specifiche circostanze è necessario l’Atto notorio? 

Nonostante la grande diffusione e la convenienza della Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà (D.P.R. 445/2000), ci sono ancora delle situazioni specifiche in cui l’utilizzo dell’Atto notorio è obbligatorio o fortemente consigliato.

Ecco i principali casi in cui l’Atto notorio è tuttora richiesto:

4.1. Rapporti con soggetti privati che non accettano la Dichiarazione sostitutiva.

I soggetti privati (come banche, assicurazioni, società private) non sono obbligati ad accettare la Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà

• Esempi comuni: spesso, per la liquidazione di polizze vita, l’incasso di somme di denaro depositate, o la voltura di utenze complesse, le banche e le assicurazioni richiedono espressamente l’Atto notorio redatto da un Notaio o dalla Cancelleria del Tribunale per garantire la massima solennità e la presenza dei testimoni.

4.2. Ambito successorio e successione.

Tradizionalmente, l’Atto notorio era il principale strumento per attestare la qualità di erede (la c.d. “prova della qualità di erede”).

Tuttavia, oggi la qualità di erede può essere autocertificata (Dichiarazione sostitutiva) per l’Agenzia delle Entrate ai fini della Dichiarazione di Successione.

Tuttavia, è ancora richiesto l’Atto notorio dai notai, dalle banche e, soprattutto, dai Conservatori dei Registri Immobiliari (in alcuni contesti specifici) i quali possono insistere per l’Atto notorio per l’accettazione dell’eredità o per la trascrizione della continuità dei beni immobili, ritenendolo più robusto e garantito dalla fede pubblica del Notaio o del Cancelliere.

4.3. Utilizzo e validità all’estero.

Quando un documento italiano deve essere prodotto e utilizzato in un Paese estero, l’Atto notorio è spesso l’unica opzione accettata in quanto l’Atto notorio, in quanto atto pubblico, può essere soggetto a legalizzazione (o Apostille per i Paesi che aderiscono alla Convenzione dell’Aja) per attestare l’autenticità della firma del Pubblico Ufficiale (Notaio o Cancelliere).

Una semplice Dichiarazione sostitutiva, invece, non essendo un atto pubblico, difficilmente avrebbe la stessa validità e riconoscibilità all’estero.

4.4. Atti con particolare rilevanza o forma solenne.

In tutte quelle procedure che richiedono una forma particolarmente solenne per tutelare gli interessi in gioco, è preferito l’Atto notorio.

In sintesi, la Dichiarazione Sostitutiva è la regola per la Pubblica Amministrazione, mentre l’Atto notorio è la scelta obbligata o preferita quando si tratta di privati non assimilati a servizi pubblici o quando il documento deve avere validità internazionale.

5. Procedura per fare un Atto Notorio (dal Notaio o in Tribunale)?

La procedura per ottenere un Atto Notorio varia leggermente a seconda che ci si rivolga a un Notaio o a un Cancelliere presso il Tribunale o il Giudice di Pace.

Vediamo di seguito i passaggi generali e le differenze principali per le due modalità.

5.1. Presso il Tribunale o il Giudice di Pace (Cancelleria).

Questa opzione è spesso più economica ma può richiedere tempi di attesa più lunghi e orari specifici per il pubblico.

Procedura:

1. Individuazione dell’ufficio: ci si rivolge alla Cancelleria Volontaria Giurisdizione del Tribunale o all’Ufficio del Giudice di Pace competente per territorio (spesso quello del luogo di residenza del richiedente o dove sarà usato l’atto).
2. Preparazione del verbale: è necessario presentare una bozza di verbale (o modello) contenente i fatti che si intendono attestare. Molti uffici forniscono dei fac-simile.
3. Presenza obbligatoria: devono presentarsi:
   • Il dichiarante (colui che attesta i fatti);
   • due testimoni (maggiorenni, capaci di agire, che non abbiano interesse nell’atto e non siano parenti o affini del dichiarante);
   • Tutti devono esibire un documento di identità valido e il codice fiscale.
4. Pagamento dei costi: si devono pagare i diritti di Cancelleria e le imposte di bollo.
5. Stesura e giuramento: il Cancelliere (o il Funzionario autorizzato) redige l’atto. Il dichiarante e i testimoni giurano sulla veridicità dei fatti esposti (assumendosi la responsabilità penale per false dichiarazioni).
6. Ritiro: l’atto viene ritirato dopo alcuni giorni, una volta completata la registrazione e la bollatura.

5.2. Presso il Notaio.

Questa opzione è generalmente più rapida e flessibile negli orari, ma ha un costo più elevato a causa degli onorari del Notaio. 

Procedura:

1. contatto: ci si rivolge a qualsiasi Notaio su tutto il territorio nazionale;
2. documenti: si fornisce al Notaio la documentazione necessaria per la stesura dell’atto (ad esempio, certificati di morte o di stato di famiglia in caso di atto notorio per successione).
3. Presenza obbligatoria: devono presentarsi in studio, nel giorno fissato:
   • il dichiarante;
   • due testimoni (con i medesimi requisiti di cui sopra);
   • tutti devono esibire un documento di identità valido e il codice fiscale;
4. lettura e firma: il Notaio legge l’atto e raccoglie la firma di tutte le parti e dei testimoni;
5. costi: il costo include l’onorario del Notaio, l’IVA, le tasse e le imposte di bollo;
6. rilascio: la copia autentica dell’Atto Notorio viene rilasciata, di norma, in tempi rapidi (a volte anche immediatamente o entro poche ore).
7. Consigli utili.

• Identificazione dei testimoni: assicurati che i testimoni non abbiano alcun interesse economico diretto nell’atto e non siano parenti o affini del dichiarante (coniugi, figli, suoceri, etc.).
• Contenuto dell’atto: sii estremamente preciso nel definire i fatti che devono essere attestati, poiché il dichiarante (e i testimoni) si assume la piena responsabilità penale.

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