Para alquilar una propiedad de forma segura y protegerse de posibles problemas, es fundamental solicitar al inquilino una serie de documentos que certifiquen su identidad y solvencia económica.

Para simplificar, hemos preparado una lista de los documentos más importantes a solicitar, tratando por separado el caso en el que se quiera alquilar el inmueble a una persona física y el caso en el que se quiera alquilar el inmueble a una empresa.

1.Alquilar a un particular

 1.1. Documentos de identidad y fiscales

• Documento de identidad: DNI o pasaporte en vigor de todos los garantes y cohabitantes.
• Código fiscal: esencial para la estipulación y el registro del contrato.
• Permiso de residencia: en vigor, obligatorio para los ciudadanos extracomunitarios.

1.2. Documentos de ingresos para verificar la solvencia

• Para trabajadores por cuenta ajena: las 2 o 3 últimas nóminas y/o la Certificación Única (CU).
• Para trabajadores autónomos: el último Modelo Único y un informe de empresa (si lo hubiera).
• Para estudiantes o personas sin ingresos demostrables: a menudo se requiere la presencia de un garante que se comprometa a cubrir posibles impagos. Al garante se le solicitarán los mismos documentos de identidad y de ingresos.

1.3. Referencias (opcionales)

•   Referencia del anterior arrendador: una declaración o un contacto del anterior propietario puede proporcionar información útil sobre la fiabilidad y la honestidad del inquilino.

1.4. Garantías económicas

• Fianza: generalmente equivalente a dos o tres meses de alquiler.
• Fianza bancaria o de seguro: una garantía adicional, siempre solicitada, proporcionada por un banco o una compañía de seguros, que se compromete a cubrir los pagos de alquiler no realizados.

En resumen, podemos afirmar que la solicitud de estos documentos sirve para proteger al propietario y para garantizar que el inquilino esté en condiciones de asumir la carga económica del alquiler. Una documentación completa y precisa es el primer paso para la estipulación de un contrato de alquiler sin problemas.

Obviamente, el hecho de que el inquilino posea estos requisitos no significa necesariamente que será un inquilino que cumpla con las obligaciones contractuales, principalmente el pago del alquiler. Sin embargo, le dará al propietario la tranquilidad de saber que, en caso de impago, podrá reclamar los bienes del inquilino o activar las garantías apropiadas.

2. Alquilar a una empresa

Cuando, en cambio, se quiere alquilar una propiedad a una empresa, ya sea para uso comercial, de oficina o incluso para uso residencial (por ejemplo, con un contrato de «uso de alojamiento para empleados»), la documentación a solicitar es diferente a la de un particular.

Los documentos principales que debe solicitar son:

2.1. Documentación relativa a la Sociedad

• Certificado del registro mercantil actualizado: Es el documento más importante y es emitido por el Registro Mercantil. Acredita la existencia y regularidad de la empresa. Debe ser lo más reciente posible (preferiblemente no más de 6 meses de antigüedad). En el certificado se puede verificar:

• La razón social, la dirección del domicilio social y el NIF.
• La actividad que realiza la empresa.
• El capital social.
• El nombre del representante legal (administrador, presidente, etc.) que es la única persona autorizada para firmar el contrato en nombre de la empresa.
• Copia de los Estatutos y de la última acta de la asamblea de socios o del Consejo de Administración: Estos documentos son útiles para verificar que el representante legal tiene realmente los poderes para firmar el contrato de alquiler en nombre de la sociedad, especialmente si se trata de un alquiler de larga duración o de un importe considerable.

2.2. Documentación relativa al Representante Legal

• Copia del documento de identidad válido y del NIF del representante legal que firmará el contrato.

2.3. Documentación financiera (para evaluar la solvencia del inquilino)

• Último balance de ejercicio presentado: Ofrece una idea de la situación económica y financiera de la sociedad.
• Referencias bancarias o comerciales: Para obtener una confirmación adicional de su fiabilidad.

3. ¿Por qué son importantes estos documentos?

• Verificar la identidad y los poderes: Aseguran que está firmando el contrato con la persona correcta, que tiene la autorización para comprometer legalmente a la empresa.
• Evaluar la solvencia: Le permiten tener una idea clara de la solidez económica de la sociedad, reduciendo el riesgo de impago.
• Prevenir problemas futuros: Estar en posesión de estos documentos facilita la gestión de posibles disputas o la recuperación de deudas, ya que tendrá todos los datos legales de la entidad con la que ha firmado el contrato.

Si tienes dudas y quieres saber más, no dudes en contactarnos en: info@fiatlux.legal, estaremos encantados de poner nuestra profesionalidad a tu disposición.