Per locare un immobile in modo sicuro e tutelarsi da eventuali problemi, è fondamentale richiedere all’inquilino una serie di documenti che ne attestino l’identità e l’affidabilità economica.

Per semplificare, abbiamo preparato una lista dei documenti più importanti da richiedere, trattando separatamente il caso in cui si voglia dare in locazione l’immobile ad una persona fisica da quello in cui si voglia dare in locazione l’immobile ad una impresa.

1. Locazione a un privato

1.1. Documenti di identità e fiscali

• Documento di identità: carta d’identità o passaporto in corso di validità di tutti gli intestatari del contratto e degli eventuali conviventi.
• Codice fiscale: essenziale per la stipula e la registrazione del contratto.
• Permesso di soggiorno: in corso di validità, obbligatorio per i cittadini extracomunitari.

1.2. Documenti reddituali per accertare la solvibilità

• Per lavoratori dipendenti: le ultime 2 o 3 buste paga e/o la Certificazione Unica (CU).
• Per lavoratori autonomi: l’ultimo Modello Unico e una visura camerale (se del caso).
• Per studenti o persone senza reddito dimostrabile: spesso si richiede la presenza di un garante che si impegni a coprire eventuali inadempienze. Al garante andranno richiesti gli stessi documenti di identità e reddituali.

1.3. Referenze (facoltative ma consigliate)

• Referenze del precedente locatore: una dichiarazione o un contatto del precedente proprietario possono fornire informazioni utili sull’affidabilità e la correttezza dell’inquilino.

1.4. Garanzie economiche

• Deposito cauzionale: solitamente pari a due o tre mensilità del canone di affitto.
• Fideiussione bancaria o assicurativa: una garanzia aggiuntiva, sempre più richiesta, fornita da una banca o da una compagnia assicurativa, che si impegna a coprire i mancati pagamenti dell’affitto.

In sintesi, possiamo affermare che larichiesta di questi documenti serve a tutelare il proprietario e a garantire che l’inquilino sia in grado di sostenere l’onere economico dell’affitto. Una documentazione completa e accurata è il primo passo per la stipula di un contratto di locazione esente da criticità.

Ovviamente, il fatto che l’inquilino possieda questi requisiti non vuole dire necessariamente che sarà un inquilino adempiente agli obblighi contrattuali, primo fra tutti il pagamento del canone. Tuttavia, darà al proprietario la tranquillità di sapere che, in caso di inadempienza, potrà rivalersi sul patrimonio dell’inquilino oppure attivare le opportune garanzie.

2. Locazione a una impresa

Quando invece si voglia affittare un immobile a un’impresa, che sia per uso commerciale, ufficio o anche per uso abitativo (ad esempio con un contratto “uso foresteria”), la documentazione da richiedere è diversa rispetto a quella di un privato.

I documenti principali che dovresti chiedere sono:

2.1.  Documentazione relativa alla Società

• Visura camerale aggiornata: è il documento più importante e viene rilasciato dalla Camera di Commercio, attesta l’esistenza e la regolarità dell’impresa. Deve essere il più recente possibile (meglio se non più vecchia di 6 mesi). Dalla visura potrai verificare:

• La denominazione sociale, l’indirizzo della sede legale e la partita IVA.
• L’attività svolta dall’impresa.
• Il capitale sociale.
• Il nome del legale rappresentante (amministratore, presidente, ecc.) che è l’unica persona autorizzata a firmare il contratto a nome dell’impresa.
• Copia dello Statuto e dell’ultimo verbale dell’assemblea dei soci o del Consiglio di Amministrazione: questi documenti sono utili per accertare che il legale rappresentante abbia effettivamente i poteri per stipulare il contratto di locazione per conto della società, soprattutto se si tratta di un affitto di lunga durata o di notevole importo.

2.2. Documentazione relativa al Legale Rappresentante

• Copia del documento d’identità valido e del codice fiscale del legale rappresentante che firmerà il contratto.

2.3. Documentazione Finanziaria (per valutare la solidità dell’inquilino)

• Ultimo bilancio d’esercizio depositato: offre un’idea della situazione economica e finanziaria della società.
• Referenze bancarie o commerciali: per avere un’ulteriore conferma della sua affidabilità.

3. Perché questi documenti sono importanti?

• Verificare l’identità e i poteri: ti assicurano che stai firmando il contratto con la persona giusta, che ha l’autorizzazione a impegnare legalmente l’azienda.
• Valutare l’affidabilità: ti permettono di avere un quadro chiaro della solidità economica della società, riducendo il rischio di morosità.
• Prevenire problemi futuri: essere in possesso di questi documenti facilita la gestione di eventuali controversie o il recupero di crediti, in quanto avrai tutti i dati legali dell’entità con cui hai stipulato il contratto.

In sintesi, mentre per un privato bastano generalmente documento d’identità, codice fiscale e una dimostrazione di reddito (buste paga, CUD, ecc.), per un’impresa è fondamentale richiedere una documentazione che ne attesti l’esistenza, la regolarità e la capacità finanziaria.

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